Wohnungsübergabeprotokoll: Was bei Einzug und Auszug hineingehört

Beim Einzug geht es um Schlüssel, Zählerstände und die Frage, ob der Kratzer im Parkett schon da war. Beim Auszug um genau dieselben Punkte, nur mit Kaution im Hintergrund. Ein sauberes Wohnungsübergabeprotokoll beantwortet beides, und zwar so, dass sich ein halbes Jahr später niemand mehr erinnern muss. Hier steht, was hineingehört, was die Unterschrift bewirkt und was du tust, wenn es nicht glatt läuft.

Muss ich ein Wohnungsübergabeprotokoll machen?

Nein. Eine gesetzliche Pflicht zu Protokoll oder Unterschrift gibt es nicht, weder für dich noch für den Mieter. Trotzdem machst du es bei jeder Übergabe. Der Mieter muss die Wohnung am Ende zurückgeben (§ 546 BGB), aber Veränderungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat er nicht zu vertreten (§ 538 BGB). Was normale Abnutzung ist und was ein Schaden, lässt sich ohne Vergleich mit dem Einzug kaum belegen.

Deshalb brauchst du immer zwei Protokolle: eins beim Einzug und eins beim Auszug. Erst der Vergleich zeigt, was während der Mietzeit passiert ist.

In wohnen übernimmst du dafür in einem offenen Entwurf einmalig ein abgeschlossenes Protokoll derselben Einheit, dessen Datum nicht nach dem neuen Termin liegt. Alte Zählerstände und Schlüsselzahlen bleiben Vergleichswerte, Ablesung und Rückgabe erfasst du neu. Übernommene Fotos bleiben als Vorzustand markiert. Danach bleibt die Übergabeart fest.

Was muss im Wohnungsübergabeprotokoll stehen?

Alles, was du später beweisen willst. Diese Punkte gehören in jedes Protokoll, beim Einzug wie beim Auszug:

Die Zählerstände sind dabei mehr als eine Formalie. Wechselt der Nutzer mitten im Abrechnungszeitraum, musst du die Geräte für Heizung und Warmwasser ablesen (Zwischenablesung nach § 9b HeizkostenV). Steht der Stand im Protokoll und haben beide unterschrieben, ist das erledigt. Die neue Anschrift brauchst du für die nächste Betriebskostenabrechnung und die Kaution.

In wohnen bleibt jeder Stand im Protokoll. Ihn in die Zählerhistorie zu schreiben oder einen neuen Zähler anzulegen ist eine eigene Entscheidung und nicht voreingestellt.

Was bewirkt die Unterschrift unter dem Protokoll?

Beide Seiten sind an das gebunden, was drinsteht. Der Bundesgerichtshof hat schon 1982 entschieden, dass das Protokoll gerade späteren Streit über den Zustand vermeiden soll (BGH, Urteil vom 10.11.1982, VIII ZR 252/81). Für dich als Vermieter heißt das: Steht ein erkennbarer Schaden im Auszugsprotokoll nicht drin, kannst du ihn später in der Regel nicht mehr geltend machen. Gerichte werten ein unterschriebenes Protokoll ohne Vorbehalt oft als negatives Schuldanerkenntnis im Sinne von § 397 Abs. 2 BGB. Einen aktuellen Fall dazu, in dem der Vermieter die Kaution deshalb komplett zurückzahlen musste, beschreibt Haufe (OLG Dresden, Urteil vom 7.9.2022, 5 U 816/22).

Ausgenommen sind Schäden, die bei der Übergabe nicht zu erkennen waren. Der Wasserschaden hinter der Einbauküche fällt nicht unter das Protokoll. Der Fleck an der Wand im Flur schon.

In wohnen prüfst du vorher eine PDF-Vorschau ohne Unterschriften. Abschließen geht erst, wenn Mieterseite und Vermieterseite unterschrieben haben. Danach ist das Protokoll gesperrt.

Umgekehrt gilt das Einzugsprotokoll für dich. Steht dort „Parkett im Wohnzimmer zerkratzt“, kannst du die Kratzer beim Auszug nicht dem Mieter anlasten.

Wie lange habe ich nach dem Auszug Zeit?

Sechs Monate ab Rückgabe der Wohnung. So schnell verjähren deine Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache (§ 548 Abs. 1 BGB). Das Datum im Auszugsprotokoll ist damit der Startschuss für drei Dinge:

1. Kostenvoranschläge für Schäden einholen, die im Protokoll stehen.
2. Kaution prüfen und abrechnen.
3. Fristen notieren, bevor die nächste Übergabe dazwischenkommt.

Bei zehn oder mehr Einheiten verlierst du so ein Datum schnell aus dem Blick. Trag es dir direkt nach der Übergabe als Aufgabe ein.

Was tue ich, wenn der Mieter nicht unterschreibt?

Das Protokoll trotzdem fertig machen. Ohne Unterschrift fehlt die Bindungswirkung, als Beweismittel bleibt es aber wertvoll. So sicherst du dich ab:

• Einen Zeugen mitnehmen, der nicht selbst Vertragspartei ist, und ihn mit unterschreiben lassen.
• Jeden Mangel fotografieren, mit Übersicht und Nahaufnahme.
• Im Protokoll vermerken, dass und warum der Mieter nicht unterschrieben hat.
• Dem Mieter eine Kopie schicken, damit er den Inhalt kennt.

Will der Mieter nur unter Vorbehalt unterschreiben, notiert ihr den Vorbehalt konkret am betroffenen Punkt. Ein pauschales „unter Vorbehalt“ hilft keiner Seite.

Und wenn der Mieter zum Termin nicht kommt?

Dann protokollierst du allein, mit Zeugen und Fotos. Vorher den Termin schriftlich anbieten, am besten mit einem Ausweichtermin, und das Schreiben aufheben. Kommt der Mieter nicht und gibt die Schlüssel einfach in den Briefkasten, hältst du fest, wann und wie viele Schlüssel du zurückbekommen hast. Ist unklar, ob die Wohnung damit wirklich zurückgegeben ist, frag kurz bei Haus & Grund vor Ort oder einem Anwalt für Mietrecht nach, bevor du neu vermietest.

Wie halte ich Übergaben bei vielen Einheiten einheitlich?

Mit einem festen Ablauf, der in jedem Haus gleich ist. Bei zehn oder mehr Wohnungen übergeben oft verschiedene Leute: du, ein Hausmeister, jemand aus dem Team. Dann hilft es, wenn alle dasselbe Raster nutzen:

1. Termin schriftlich vereinbaren und dem Mieter vorher sagen, was mitzubringen ist (alle Schlüssel, neue Anschrift).
2. Immer dieselbe Reihenfolge: Eckdaten, Zähler, Raum für Raum, Schlüssel, Vereinbarungen, Unterschriften.
3. Mängel immer gleich beschreiben: was, wo, wie groß, mit Foto.
4. Protokoll noch am selben Tag als PDF an den Mieter und in die Mietakte.
5. Frist nach § 548 BGB und offene Vereinbarungen sofort als Aufgabe eintragen.

So sieht ein Protokoll aus Haus A genauso aus wie eins aus Haus B, und beim Auszug findet jeder sofort das passende Einzugsprotokoll.

Was gehört beim Einzug noch dazu?

Die Wohnungsgeberbestätigung. Die braucht dein Mieter für die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt, und du stellst sie aus. Am besten gleich mit den Daten aus dem Einzugsprotokoll.

Steht die Wohnung nach einem Auszug leer, läuft der Stromverbrauch ab dann in der Regel über dich. Gib den Zählerstand aus dem Protokoll deshalb gleich an den Versorger weiter.

Häufige Fragen

Wer bekommt das Original des Protokolls?

Beide Seiten. Jeder bekommt ein vollständig unterschriebenes Exemplar, damit später niemand über unterschiedliche Fassungen streitet. Am einfachsten ist ein PDF, das beide direkt nach der Übergabe erhalten.

Kann ich das Protokoll nachträglich ändern?

Nicht allein. Was beide unterschrieben haben, ändert ihr nur gemeinsam. Fällt dir später ein versteckter Mangel auf, dokumentierst du ihn gesondert mit Datum und Fotos.

Wie lange bewahre ich das Protokoll auf?

Mindestens so lange, bis Kaution und Betriebskosten des Mietverhältnisses erledigt sind. Der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung der Kaution unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Bis dahin sollte das Protokoll in der Mietakte liegen.

Reicht ein Protokoll mit Fotos auf dem Handy?

Fotos ersetzen das Protokoll nicht, sie ergänzen es. Ordne jedes Foto einem Raum oder Mangel im Protokoll zu, sonst weiß später niemand mehr, was es zeigen soll.

So läuft die Übergabe in wohnen.cc

Jedes Protokoll hängt an einem Mietvertrag und liegt unter Vermietung, als Einzug, Auszug oder Zwischenübergabe. Der Entwurf speichert sich von selbst. Namen aus dem Vertrag sind vorbelegt, beim Auszug auch die neue Zustellanschrift, sofern ein Kontakt sie hergibt. Die Betriebskostenabrechnung übernimmt sie nicht von allein.

Die Schritte heißen Überblick, Allgemein, Räume, Zähler, Schlüssel, Mängel, Fotos und Abschluss. Beim Einzug erfasst du die Personenzahl. Räume gibt es als Vorschlag für Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad und Flur, mit Zustand einwandfrei, gebraucht oder reparaturbedürftig, Notizen und Fotos am Raum. Zähler sind Strom, Kalt- und Warmwasser, Wasser gesamt, Heizkostenverteiler, Wärmezähler, Gas oder Sonstiges, mit Nummer, Stand und optional einem Raum. Mehrere Geräte derselben Art gehen bei eindeutiger Zählernummer. Schlüssel erfasst du nach Art und Anzahl, etwa Wohnung, Haustür und Briefkasten, mit Foto je Art. Mängel bekommen Fotos und eine Zuständigkeit: Mieter, Vermieter, geteilt oder noch offen. Allgemeine Fotos bleiben davon getrennt.

Das fertige PDF wird heruntergeladen und bleibt am Protokoll. Daraus kannst du eine E-Mail vorbereiten; Empfänger und Text prüfst du vorher. Nach abgeschlossenem Einzug oder Auszug kannst du den primären Stromversorger des Objekts informieren: Art, Datum, Mietpartei, Adresse, Einheit, beim Einzug die Personenzahl, beim Auszug die neue Anschrift, und die Stromzähler mit Nummer und Stand. Andere Zähler und ein PDF-Anhang gehen nicht mit.

Stand: 14. Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt unsere Erfahrung wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.