E-Rechnungspflicht für Vermieter: Was du empfangen musst und wann du selbst eine stellst

„Betrifft mich die E-Rechnung überhaupt? Ich vermiete doch nur Wohnungen.“ Die Frage kommt oft, und die Antwort hat zwei Hälften. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit Januar 2025. Selbst ausstellen musst du sie nur in bestimmten Fällen, und die reine Wohnraummiete gehört nicht dazu. Hier steht, was für dich gilt, ab wann, und was du jetzt praktisch tun solltest.

Bin ich als Vermieter von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ja, beim Empfang. Umsatzsteuerlich ist Unternehmer, wer selbständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübt. Das Bundesfinanzministerium nennt ausdrücklich auch Vermieter von Wohnungen, die nur steuerfreie Umsätze haben (FAQ des BMF zur E-Rechnung, Frage 3). Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, Ausnahmen gibt es dafür keine (Frage 12).

Ob du privat mit drei Wohnungen vermietest oder als GmbH mit 80, ändert daran nichts. Was sich unterscheidet, ist die Frage, ob du selbst E-Rechnungen schreiben musst.

Muss ich für die Wohnungsmiete eine E-Rechnung ausstellen?

Nein. Die Vermietung von Wohnraum ist steuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Ohne Rechnungspflicht gibt es auch keine E-Rechnungspflicht. Dazu kommt: Dein Wohnungsmieter ist in aller Regel Privatperson, und Rechnungen an Endverbraucher fallen ohnehin nicht darunter.

Der Mietvertrag bleibt also, wie er ist. Mieterhöhung, Betriebskostenabrechnung, Mahnung: alles wie bisher, als Brief oder E-Mail.

Wann muss ich als Vermieter selbst E-Rechnungen stellen?

Wenn du eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer im Inland erbringst. Bei größeren Beständen kommt das öfter vor, als man denkt:

Der typische Fall ist die Gewerbeeinheit im Erdgeschoss, für die du zur Umsatzsteuer optiert hast, um die Vorsteuer aus Sanierung und Betrieb zu ziehen. Ob ein Stellplatz wirklich Nebenleistung zur Wohnung ist, hängt vom Einzelfall ab. Das klärst du mit deinem Steuerberater.

Ab wann gilt die Pflicht beim Ausstellen?

Nach Übergangsfristen, die in § 27 Abs. 38 UStG stehen:

Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Steuerfreie Wohnungsmieten zählen dabei nicht mit. Es geht vor allem um die steuerpflichtigen Umsätze, also optierte Gewerbemieten und einzeln vermietete Stellplätze. Wer viele Gewerbeeinheiten hat, rechnet das am besten mit dem Steuerberater nach.

Gilt der Mietvertrag weiter als Rechnung?

Bei optierter Gewerbemiete nur noch eingeschränkt. Der Mietvertrag mit Ausweis der Umsatzsteuer war bisher oft die Dauerrechnung. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 genügt es, wenn du für den ersten Monat eine E-Rechnung ausstellst und den Vertrag als Anhang beifügst oder klar machst, dass sie als Dauerrechnung gilt. Eine Dauerrechnung, die vor 2027 zulässig als Papier oder PDF erteilt wurde, musst du nicht allein wegen der neuen Regeln ersetzen. Ändern sich die Pflichtangaben, etwa durch eine Mieterhöhung, brauchst du eine neue Rechnung, und dann muss es eine E-Rechnung sein, sobald die Pflicht für dich gilt.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Eine Rechnung in einem strukturierten Format, das sich maschinell auslesen lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7). Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Der Unterschied in der Praxis:

• XRechnung ist reines XML. Ohne Viewer siehst du nur Code. Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen Viewer an.
• ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Du kannst es normal öffnen, maßgeblich sind aber die Daten im XML, nicht das Bild.

Was muss ich jetzt praktisch tun?

Vor allem den Empfang ordentlich organisieren. Handwerker, Hausmeisterdienst, Messdienst und Versorger dürfen dir bis Ende 2026 noch Papier schicken. Danach kommen je nach Größe des Betriebs ab 2027 oder 2028 nur noch E-Rechnungen, außer bei Kleinbeträgen bis 250 Euro und von Kleinunternehmern. Diese Schritte reichen für die meisten Bestände:

1. Eine feste Adresse für Rechnungen. Ein eigenes E-Mail-Postfach reicht laut BMF aus. Gib es allen Dienstleistern und schreib es in neue Verträge, damit nichts in persönlichen Postfächern landet.
2. Originale aufheben. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei der E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil unverändert im Original, also das XML und nicht nur einen Ausdruck.
3. Lesbar machen. Für XRechnung einen Viewer nutzen, sonst kannst du die Kosten nicht prüfen.
4. Betriebskosten im Blick behalten. Was als E-Rechnung kommt, brauchst du genauso für die Abrechnung und die Belegeinsicht deiner Mieter.
5. Ausgang prüfen. Gewerbeeinheiten mit Option und einzeln vermietete Stellplätze auflisten und mit dem Steuerberater klären, ab wann du E-Rechnungen stellen musst.

Häufige Fragen

Muss ich als privater Vermieter eine spezielle Software kaufen?

Nein. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Lesen kannst du XRechnungen mit einem kostenlosen Viewer, zum Beispiel dem der Finanzverwaltung über ELSTER.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für die Hausgeldabrechnung meiner WEG?

Die Leistungen der Gemeinschaft an die Eigentümer sind in der Regel steuerfrei (§ 4 Nr. 13 UStG). Ohne Rechnungspflicht keine E-Rechnungspflicht. Die Rechnung deines WEG-Verwalters an die Gemeinschaft ist eine andere Frage.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle, obwohl ich müsste?

Ein Bußgeld droht nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht (BMF-FAQ, Frage 12c). Dein Mieter hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf die E-Rechnung. Ohne sie fehlt ihm eine ordnungsgemäße Rechnung, und die Vorsteuer kann er dann nur unter Einschränkungen ziehen (Frage 12b).

Ist ein PDF per E-Mail noch erlaubt?

Bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, 2027 nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 nicht mehr, wenn eine E-Rechnung Pflicht ist.

Belege aus dem Bestand lädst du in wohnen unter Finanzen hoch, als PDF, JPEG oder PNG. Bei ZUGFeRD-PDFs liest die Belegerkennung die Daten aus dem eingebetteten XML. Reine XRechnung-Dateien nimmt der Upload nicht an, die hebst du im Original selbst auf. Für den Steuerberater gibt es DATEV-Exportpakete. Eine umfangreichere E-Rechnung in wohnen ist in Arbeit und kommt bald.

Stand: 27. Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt unsere Erfahrung wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.