Nebenkostenabrechnung 2025: Bis Silvester muss sie beim Mieter sein

Die Nebenkostenabrechnung, im Gesetz Betriebskostenabrechnung, hat eine harte Frist. Wer sie verpasst, bleibt auf Nachzahlungen sitzen. Für das Abrechnungsjahr 2025 läuft sie bei den meisten Vermietern am 31. Dezember 2026 ab.

Wann die Frist endet

Die Regel steht in § 556 Abs. 3 BGB: Über die Vorauszahlungen wird jährlich abgerechnet, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.

Läuft dein Abrechnungszeitraum über das Kalenderjahr, gilt für 2025:

Rechnest du über einen anderen Zeitraum ab, verschiebt sich die Frist entsprechend. Endet der Zeitraum zum Beispiel am 30.06.2026, muss die Abrechnung bis zum 30.06.2027 beim Mieter sein.

Zugang zählt, nicht der Versand

Entscheidend ist, wann die Abrechnung beim Mieter ankommt. Der Poststempel hilft dir nicht. Ein Brief, der am 30. Dezember zur Post geht, kann schon zu spät sein. Auch ein Einwurf am späten Abend des 31. Dezember ist riskant: Zugegangen ist ein Brief erst, wenn üblicherweise mit dem Leeren des Briefkastens zu rechnen ist.

Im Streit musst du den rechtzeitigen Zugang beweisen. Am sichersten ist ein Bote, der weiß, was im Umschlag steckt, und den Einwurf mit Datum und Uhrzeit festhält. Ein Einwurf-Einschreiben belegt den Einwurf, aber nicht den Inhalt des Umschlags.

Die Abrechnung muss formell stimmen

Die Frist wahrt nur eine Abrechnung, die formell in Ordnung ist. Der Mieter muss nachvollziehen können, wie sein Anteil entsteht. Dazu gehören:

• die Gesamtkosten je Kostenart,
• der Verteilerschlüssel,
• der Anteil des Mieters und
• der Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt davon etwas Wesentliches, gilt die Abrechnung als nicht erteilt. Einzelne inhaltliche Fehler machen sie dagegen nicht unwirksam. Nach Ablauf der Frist kannst du solche Fehler aber nicht mehr zulasten des Mieters korrigieren.

Was nach Fristablauf noch geht

Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Das gilt nur dann nicht, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast, etwa weil ein Versorger seine Rechnung trotz Nachfrage erst nach Fristende geschickt hat. Die Hürde dafür ist hoch, und du musst die Gründe belegen.

Die Pflicht zur Abrechnung bleibt trotzdem bestehen. Ergibt sich ein Guthaben für den Mieter, zahlst du es auch nach Fristablauf aus.

Auch der Mieter hat eine Frist

Einwände gegen die Abrechnung muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Für eine Abrechnung, die im Dezember 2026 ankommt, endet diese Frist also im Dezember 2027.