Hausverwaltung kündigen und selbst verwalten: Die Unterlagen-Checkliste für die Übergabe

Du willst die Verwaltung deines Mehrfamilienhauses selbst übernehmen, oder deine Hausverwaltung gehört jetzt zu einer größeren Gruppe. In beiden Fällen klappt der Wechsel, wenn am Stichtag alle Unterlagen bei dir liegen. Hier steht, was dir zusteht, was du prüfst und in welcher Reihenfolge du vorgehst, mit den Unterschieden für Eigentümergemeinschaften (WEG).

Welche Unterlagen muss die bisherige Hausverwaltung herausgeben?

Die bisherige Hausverwaltung muss nach Vertragsende alles herausgeben, was sie für die Verwaltung erhalten oder daraus erlangt hat, und über die Gelder Rechenschaft ablegen (§ 667 BGB, § 666 BGB, über § 675 BGB auch beim bezahlten Verwaltervertrag). Die Unterlagen gehören dir, bei einer WEG der Gemeinschaft.

• Originale und Dateien. Herauszugeben sind die Originale, Kopien genügen nicht. Elektronisch gespeicherte Unterlagen gehören dazu, in bearbeitbarem Format und nicht nur als Ausdruck (Haufe, Überblick mit Urteilen bei jurial). Bitte also um Ordner plus Export, etwa als CSV oder DATEV.
• Übergabetermin vereinbaren. Meist gilt die Herausgabe als Holschuld, du holst also ab (§ 269 BGB). Einheitlich ist das nicht (Haufe), ein fester Termin klärt es.

Welche Unterlagen brauche ich, um mein Mehrfamilienhaus selbst zu verwalten?

Du brauchst alles, womit du ab dem Stichtag Mieten einziehen, Rechnungen zahlen und abrechnen kannst. Nutze die Tabelle als Übergabeprotokoll und hake nur ab, was als Original oder bearbeitbarer Export bei dir liegt.

Bei einer WEG kommen Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan, Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG), Protokolle, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen dazu.

Welche Unterlagen sollte ich bei der Übergabe besonders genau prüfen?

Prüfe vor allem Kautionen, Mietvertragsnachträge und Schlüssel, hier entstehen die meisten Rückfragen.

• Kautionen: Die Kaution muss getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt sein (§ 551 Abs. 3 BGB), praktisch auf einem offen ausgewiesenen Mietkautionskonto, damit sie insolvenzfest ist (BGH, 13.10.2010, VIII ZR 98/10). Lass dir je Kaution eine Bankbestätigung mit Konto, Betrag und Kontoinhaber geben. Läuft das Konto auf die Verwaltung, kläre mit der Bank die Umschreibung auf dich.
• Mietverträge: Gleiche die Sollmiete mit den Zahlungseingängen ab. Jede Abweichung zeigt, wo ein Nachtrag fehlen könnte, etwa zur Indexmiete.
• Schlüssel: Schlüsselbuch mit den übergebenen Schlüsseln abgleichen. Bleibt etwas unklar, Zylindertausch einplanen.

Meine Hausverwaltung wurde verkauft. Was bedeutet das für mich?

Ob sich für dich etwas ändert, hängt davon ab, wie verkauft wurde:

Größere Verwaltergruppen übernehmen laufend regionale Verwaltungen (Haufe). Laut VDIV-Branchenbarometer 2026 sehen sich 62,1 Prozent der Verwaltungen als überlastet, 57,1 Prozent wollen arbeitsintensive Objekte abgeben (VDIV). Es kann also auch die Verwaltung sein, die den Vertrag beendet.

Kläre nach einem Verkauf diese drei Fragen schriftlich:

1. Wer verfügt ab wann über Miet-, Kautions- und Rücklagenkonten?
2. Wer ist ab welchem Tag Ansprechpartner für Mieter und Handwerker?
3. Ändern sich Vergütung, Leistungen oder Software? Dann ist das ein neuer Vertrag.

Wie kündige ich die Hausverwaltung, wenn ich selbst verwalten will?

Eine Mietverwaltung kündigst du allein nach den Fristen deines Vertrags, ohne Beschluss. Es gilt Dienstvertragsrecht (§ 675 BGB). Prüfe Laufzeit, Frist und automatische Verlängerung.

• Unbefristeter Vertrag ohne Fristregel: Es gilt § 621 BGB, bei monatlicher Vergütung Kündigung spätestens am 15. zum Monatsende.
• Fristlos nur aus wichtigem Grund und innerhalb von zwei Wochen, nachdem du ihn kennst (§ 626 Abs. 2 BGB).
• Bei einer WEG kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit ohne Grund abberufen. Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate danach, ohne gesonderte Kündigung (§ 26 Abs. 3 WEG). Abweichende Regeln sind unwirksam (§ 26 Abs. 5 WEG).

Kündige schriftlich mit Zugangsnachweis und nenne gleich Stichtag und Unterlagenliste.

In welcher Reihenfolge übernehme ich die Verwaltung?

Übernimm in sechs Schritten: erst Vertrag und Stichtag, dann Konten und Mieter, dann der Abgleich.

1. Vertrag prüfen: Frist, Laufzeit, bei Verkauf die Art des Verkaufs.
2. Stichtag vereinbaren: Unterlagen, Daten und Schlüssel schriftlich anfordern, Abholtermin festlegen.
3. Konten umstellen: Miet- und Kautionskonten auf dich, Vollmachten beenden, Versorger und Versicherer informieren.
4. Mieter informieren: neues Konto, neuer Ansprechpartner, Notfallnummer. Ein Serienbrief an alle reicht.
5. Abgleichen: Kautionen, Salden und offene Posten gegen die Abschlussabrechnung, Fragen schriftlich klären.
6. Starten: Sobald die Unterlagen als Export bei dir liegen.

Welche Fristen laufen nach der Übergabe weiter?

Die wichtigste ist die Frist der Betriebskostenabrechnung: Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst entfällt eine Nachzahlung, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Das prüfen Gerichte streng (§ 556 Abs. 3 BGB, BGH, VIII ZR 249/15). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Fordere die Belege der laufenden Periode deshalb als Erstes an.

Als Privatperson mit Mieteinnahmen gilt § 147 AO in der Regel nicht, erst ab 500.000 Euro Überschusseinkünften im Jahr 6 Jahre (§ 147a AO). Heb Belege trotzdem auf, bis deine Steuerbescheide bestandskräftig sind.

Was tun, wenn Unterlagen bei der Übergabe noch fehlen?

Fehlt etwas, fordere es konkret und mit Frist nach.

1. Konkret anfordern: Liste der fehlenden Unterlagen, Frist von zwei bis drei Wochen, Abholtermin anbieten.
2. Protokoll führen: was übergeben wurde, was fehlt, was nur als Kopie da ist.
3. Wenn es eilt oder nichts kommt: anwaltliche Hilfe holen. Für Unterlagen, die du dringend brauchst, kommt eine einstweilige Verfügung in Betracht (Beispiel: AG Syke). Bei begründeten Zweifeln an der Vollständigkeit ist eine eidesstattliche Versicherung möglich (§ 260 Abs. 2 BGB).

Datenschutz: Leg dem Schreiben an die Mieter die Hinweise nach Art. 14 DSGVO bei.

Häufige Fragen

Darf die Hausverwaltung Unterlagen zurückhalten, bis ihre Rechnung bezahlt ist?

In der Regel nicht. Ein Zurückbehaltungsrecht an Verwaltungsunterlagen wegen offener Vergütung lehnen die Gerichte regelmäßig ab, etwa das OLG Hamm, Beschluss vom 22.02.2007, 15 W 181/06. Offene Rechnungen werden getrennt geklärt.

Muss die Hausverwaltung auch digitale Daten herausgeben?

Ja, als bearbeitbare Dateien und unentgeltlich. Ausdrucke reichen nicht.

Kann ich kündigen, weil meine Hausverwaltung verkauft wurde?

Nicht automatisch. Der Vertrag läuft meist weiter, fristlos nur bei konkreten Nachteilen. Ordentlich kündigst du nach deinem Vertrag (prüfe eine Change-of-Control-Klausel), eine WEG kann jederzeit abberufen.

Was passiert mit den Mietkautionen beim Wechsel der Verwaltung?

Vermieter bleibst du, die Kaution bleibt also dir zugeordnet. Lass dir je Kaution die getrennte Anlage von der Bank bestätigen und das Konto auf dich umschreiben, falls es auf die Verwaltung lief.

Ab wie vielen Wohnungen lohnt sich die Selbstverwaltung?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Die Mietverwaltung kostete 2025 laut VDIV im Schnitt 30,19 Euro je Einheit und Monat (VDIV), bei 20 Wohnungen also rund 600 Euro im Monat oder gut 7.200 Euro im Jahr. Entscheidend ist, ob du Mieterkontakt und Handwerker selbst übernimmst.

Reicht Excel zum Selbstverwalten?

Für ein Haus und eine Person oft ja. Mit mehreren Häusern, einem Team oder vielen Mieterwechseln wird es aufwendig.

Wie halte ich die Unterlagen danach zusammen?

Lege Verträge, Belege und Bankumsätze an einem Ort ab, den du selbst kontrollierst und exportieren kannst. Für unseren eigenen Bestand nutzen wir dafür wohnen. Die Daten lassen sich jederzeit als CSV oder DATEV-Paket exportieren. Mehr unter Funktionen und Preise und im FAQ.