Hausgeld umlagefähig? Was aus der Hausgeldabrechnung auf den Mieter darf

Einmal im Jahr kommt die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft, und die erste Frage ist immer dieselbe: Kann ich das einfach an meinen Mieter weitergeben? Kurze Antwort: nein, nicht als Ganzes. Hausgeld umlagefähig ist nur zum Teil. Hier steht, welche Posten du aus der Hausgeldabrechnung in die Betriebskostenabrechnung übernimmst, welcher Schlüssel gilt und was steuerlich bei dir bleibt.

Ist Hausgeld umlagefähig?

Nur der Teil, der Betriebskosten sind. Das Hausgeld sind die Vorschüsse, die du als Eigentümer nach dem Wirtschaftsplan an die Gemeinschaft zahlst (§ 28 Abs. 1 WEG). Darin steckt alles, was die Gemeinschaft ausgibt: Wasser und Müll genauso wie das Verwalterhonorar und die Rücklage.

Auf den Mieter umlegen darfst du dagegen nur Betriebskosten, und nur wenn ihr das im Mietvertrag vereinbart habt (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten das sein können, zählt § 2 BetrKV abschließend in 17 Nummern auf. Die Hausgeldabrechnung ist also deine Datenquelle, nicht deine Betriebskostenabrechnung.

Welche Posten aus der Hausgeldabrechnung darf ich umlegen?

Alles, was laufend für Betrieb und Nutzung von Haus und Grundstück anfällt und in § 2 BetrKV steht. Typisch sind diese Posten:

Die Grundsteuer steht übrigens meistens gar nicht in der Hausgeldabrechnung. Den Bescheid bekommst du für deine Wohnung direkt von der Gemeinde. Umlegen darfst du sie trotzdem, wenn der Mietvertrag es vorsieht (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Also nicht vergessen, nur weil sie nicht im Paket der Verwaltung steckt.

Bei Sammelposten wie „Hausmeister" oder „Sonstiges" lohnt ein zweiter Blick. Macht der Hausmeister auch kleine Reparaturen, gehört dieser Anteil raus. Und „sonstige Betriebskosten" nach § 2 Nr. 17 BetrKV kannst du nur umlegen, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind.

Was die Gemeinschaft zur Versicherung genau umlegen darf und was bei Leerstand gilt, steht hier:

Was ist nicht umlagefähig?

Verwaltung, Erhaltung und Rücklage. § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich aus den Betriebskosten heraus. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist Vorsorge für künftige Reparaturen und damit auch keine laufende Betriebskostenposition. Haufe zählt zu den nicht umlegbaren Posten zusätzlich die Kosten des Geldverkehrs, also die Kontoführung der Gemeinschaft.

Auch eine Sonderumlage wird nicht durch ihren Namen umlagefähig. Entscheidend ist, wofür das Geld ausgegeben wird. Eine Sonderumlage für das neue Dach bleibt Erhaltung und damit bei dir.

Welcher Verteilerschlüssel gilt bei der vermieteten Eigentumswohnung?

Zuerst der aus deinem Mietvertrag. Steht dort nichts, gilt bei vermietetem Wohnungseigentum der Schlüssel, den die Gemeinschaft untereinander verwendet, meist Miteigentumsanteile (§ 556a Abs. 3 BGB, § 16 Abs. 2 WEG). Widerspricht dieser Schlüssel billigem Ermessen, wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 3 Satz 2 und Abs. 1 BGB).

Praktisch heißt das: Die Einzelabrechnung der Gemeinschaft zeigt dir den Anteil deiner Wohnung je Kostenart. Den kannst du in der Regel direkt übernehmen. Heiz- und Warmwasserkosten übernimmst du nach den Verbrauchswerten der Heizkostenverordnung, nicht nach Miteigentumsanteilen.

Gut zu wissen: Haufe weist darauf hin, dass die Hausgeldabrechnung nach WEG-Recht gar nicht zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten unterscheiden muss. Viele Verwaltungen weisen das trotzdem getrennt aus. Wenn deine das nicht tut, frag danach. Das spart dir jedes Jahr Arbeit.

Was mache ich, wenn die Hausgeldabrechnung zu spät kommt?

Trotzdem rechtzeitig abrechnen. Deine Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass das auch für die vermietete Eigentumswohnung gilt, wenn der Beschluss der Gemeinschaft über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Eine Nachforderung bleibt nur möglich, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast.

So gehst du vor:

1. Im Frühjahr bei der Verwaltung nachfragen, wann die Jahresabrechnung kommt.
2. Kommt sie nicht rechtzeitig, die Belege einsehen und selbst abrechnen.
3. Jede Nachfrage mit Datum dokumentieren, falls du später belegen musst, dass du die Verspätung nicht zu vertreten hast.

Für das Kalenderjahr 2025 ist der Stichtag der 31.12.2026:

Wie wird aus der Hausgeldabrechnung eine Betriebskostenabrechnung?

In fünf Schritten:

1. Mietvertrag prüfen: Welche Betriebskosten sind vereinbart, welcher Schlüssel?
2. Einzelabrechnung sortieren: Jede Position als umlagefähig oder nicht umlagefähig markieren, Sammelposten aufteilen.
3. Grundsteuer ergänzen: Den Betrag aus dem Bescheid der Gemeinde dazunehmen.
4. Heizkosten übernehmen: Den Anteil laut Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
5. Vorauszahlungen abziehen: Nur, was der Mieter tatsächlich gezahlt hat.

Hat dein Mieter mitten im Jahr gewechselt, teilst du die Kosten zeitanteilig auf. Für Heizung und Warmwasser brauchst du dafür die Zwischenablesung, sonst passt die Aufteilung nicht.

Häufige Fragen

Wer zahlt das Hausgeld, Mieter oder Vermieter?

Du. Das Hausgeld schuldest du als Eigentümer der Gemeinschaft. Dein Mieter zahlt an dich Miete und Betriebskostenvorauszahlungen. Was davon auf ihn entfällt, klärt erst deine Betriebskostenabrechnung.

Wie viel Prozent vom Hausgeld sind umlagefähig?

Eine feste Quote gibt es nicht. Sie hängt davon ab, wie hoch Verwaltervergütung, Reparaturen und Rücklage in deiner Gemeinschaft ausfallen. Rechne deshalb jedes Jahr mit den Einzelpositionen, nicht mit einem Prozentsatz.

Kann ich das Hausgeld als Werbungskosten absetzen?

Zum großen Teil ja, wenn die Wohnung vermietet ist. Die Zahlungen in die Erhaltungsrücklage aber erst, wenn die Gemeinschaft das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt (BFH, Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24). Was in deinem Fall wann abziehbar ist, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Muss ich dem Mieter die Hausgeldabrechnung zeigen?

Deine Betriebskostenabrechnung muss aus sich heraus verständlich sein: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlungen. Will der Mieter die Belege prüfen, gehört die Hausgeldabrechnung dazu.

Was passiert mit einer Nachzahlung aus der Hausgeldabrechnung?

Die Nachzahlung an die Gemeinschaft ist eine Sache zwischen dir und der Gemeinschaft. Gegenüber dem Mieter zählt nur, welche umlagefähigen Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind und was er vorausgezahlt hat.

In wohnen legst du dafür eine Betriebskostenabrechnung im Modus WEG an und lädst die Einzelabrechnung deiner Verwaltung als PDF hoch. wohnen liest die Positionen aus, du prüfst Original und erkannte Wohnungsanteile nebeneinander und übernimmst sie nach deiner Bestätigung. Eigentümervorauszahlungen, Rücklage und nicht umlagefähige Kosten werden dabei nicht zu Mieterkosten. Die Abrechnungsfrist siehst du direkt in der Abrechnung.