Mietrückstand früh bemerken: der Monatsabschluss für Vermieter

Ein Mietrückstand entsteht selten auf einen Schlag. Meist fehlt erst ein Teil der Miete, dann ein ganzer Monat, und eine Ratenabsprache läuft nebenher. Wer bei 10 oder mehr Wohnungen nur einmal im Jahr mit der Nebenkostenabrechnung genau hinschaut, merkt das oft zu spät. Ein fester Monatsabschluss hilft dagegen: einmal im Monat Soll und Eingang je Mietvertrag abgleichen, offene Posten klären, Absprachen nachhalten.

Warum lohnt sich ein Monatsabschluss beim Mietrückstand?

Weil ein Mietrückstand mit jedem Monat schwerer zu lösen ist, für dich und für den Mieter. Bei einer Monatsmiete ist ein Gespräch oder eine kleine Ratenabsprache meist noch machbar. Bei mehreren Monatsmieten wird es für beide Seiten deutlich schwieriger.

Das Gesetz zieht klare Grenzen. Nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB ist eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs möglich, wenn der Mieter

Ein Monatsabschluss sorgt dafür, dass du einen Rückstand siehst, lange bevor eine dieser Grenzen erreicht ist. Dann bleibt Zeit für ein Gespräch.

Auch die Rechtsprechung zeigt, wie viel an sauber dokumentierten Rückständen hängt. Der Bundesgerichtshof hat am 30.09.2026 bestätigt, dass eine Nachzahlung innerhalb der Schonfrist (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB) nur die fristlose Kündigung unwirksam macht, eine ordentliche Kündigung wegen desselben Rückstands dagegen nicht (BGH, VIII ZR 21/26). Der Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Änderung des Mietrechts will das ändern: Eine Zahlung in der Schonfrist soll einmalig auch die ordentliche Kündigung abwenden können. Beschlossen ist das noch nicht. Für den Alltag heißt das: Je früher ein Rückstand auffällt, desto eher findet ihr eine Lösung, bevor es um Kündigungen geht.

Wann ist die Miete zu spät?

Erst nach dem dritten Werktag, und auch dann nicht automatisch. Nach § 556b Abs. 1 BGB ist die Miete zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag des Monats zu entrichten. Bei einer Überweisung reicht es nach dem BGH, wenn der Mieter den Auftrag bis dahin erteilt und sein Konto gedeckt ist. Wann das Geld bei dir ankommt, ist dafür nicht entscheidend (BGH, VIII ZR 222/15). Eine Gutschrift vor dem fünften Werktag kannst du deshalb nicht regelmäßig erwarten (Haufe).

Weil der Zahltermin nach dem Kalender bestimmt ist, kommt der Mieter danach in der Regel ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ab dann darfst du Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen (§ 288 Abs. 1 BGB).

Der Monatsabschluss in fünf Schritten

Drei Dinge machen den Abschluss leichter:

• Erst anrufen, dann schreiben. Oft steckt hinter einem fehlenden Eingang ein geänderter Dauerauftrag, ein Jobwechsel oder eine Lücke beim Amt. Ein kurzer Anruf klärt mehr als ein Brief.
• Immer schriftlich nachfassen. Was am Telefon vereinbart wird, hältst du danach in Textform fest. So ist später klar, was gilt.
• Nicht still warten. Wer einen Rückstand monatelang nicht anspricht, macht es beiden Seiten schwerer, ihn wieder abzubauen.

Was tun bei Teilzahlungen und Ratenabsprachen?

Halte fest, wofür eine Teilzahlung gilt. Bestimmt der Mieter bei der Zahlung, welche Schuld er begleichen will, gilt das. Fehlt eine Bestimmung, legt § 366 Abs. 2 BGB eine Reihenfolge fest. Für dich zählt vor allem, dass du später nachvollziehen kannst, welcher Monat offen ist.

Eine Ratenabsprache hat einen Nebeneffekt, den du kennen solltest: Erkennt der Mieter den Rückstand an, etwa durch eine Abschlagszahlung, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Eine schriftliche Ratenvereinbarung mit Betrag, Datum der Raten und genauer Bezeichnung des Rückstands schafft Klarheit für beide Seiten.

Prüf jede Rate im nächsten Monatsabschluss nach. Eine Absprache, die nicht nachgehalten wird, hilft niemandem.

Verjähren alte Mietrückstände zum Jahresende?

Ja. Mietforderungen verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Miete fällig wurde (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Miete aus dem Jahr 2023 verjährt also mit Ablauf des 31.12.2026 (Haufe).

Eine normale Mahnung stoppt die Verjährung nicht. Gehemmt wird sie zum Beispiel durch Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 BGB). Neu beginnt sie, wenn der Mieter den Anspruch anerkennt (§ 212 BGB). Der November ist deshalb ein guter Monat, um alte offene Posten durchzugehen und zu entscheiden, was du damit machst.

Zieht ein Mieter mit Rückstand aus, kommt die Kaution ins Spiel. Wie die Abrechnung dann läuft, steht in Kautionsabrechnung nach Auszug.

So hilft dir wohnen beim Monatsabschluss

In wohnen liegen die Schritte an einer Stelle unter Mietverwaltung, im Bereich Miet/Mahnwesen:

• Bankkonten und Zuordnung: Über verbundene Bankkonten kommen die Umsätze ins System. Für noch nicht zugeordnete Eingänge macht wohnen Vorschläge, zu welchem Mietvertrag sie gehören.
• Mieteingang: Die Liste startet im aktuellen Monat und zeigt je Mietvertrag Soll, Eingegangen, Eingang am und Status, darunter überfällig, teilweise bezahlt, offen, bezahlt und abgeschrieben. Eine Vergleichslinie zeigt, welcher Anteil der Miete in den bis zu sechs vorherigen abgeschlossenen Monaten bis zum selben Tag eingegangen war.
• Mahnwesen: Ist eine Forderung nach der einstellbaren Schonfrist noch offen (Standard drei Tage, unter Einstellungen → Finanzen → Mahnwesen), legt wohnen automatisch einen Mahnfall an. Die Stufen heißen Zahlungserinnerung, Mahnung und Letzte Mahnung. Du erstellst bewusst einen Brief- oder E-Mail-Entwurf, prüfst ihn und verschickst ihn selbst. wohnen verschickt nichts automatisch.
• Forderungen der letzten 12 Monate: Eine Grafik zeigt je Monat, wie viel Rückstand entstanden ist und was davon inzwischen bezahlt wurde.
• Aufgaben: Ratenabsprachen und Wiedervorlagen legst du als Aufgabe mit Fälligkeit an und ordnest Objekt, Einheit oder Kontakt zu. Den Monatsabschluss selbst kannst du als monatlich wiederkehrende Aufgabe anlegen.

Verzugszinsen und Ratenpläne rechnet wohnen nicht aus. Die hältst du in der Aufgabe oder im Schreiben an den Mieter fest.

Häufige Fragen

Ab wann ist ein Mietrückstand ein Mietrückstand?

Sobald die Miete nach dem dritten Werktag nicht oder nicht vollständig gezahlt ist und der Mieter die Überweisung auch nicht rechtzeitig beauftragt hat. Weil die Gutschrift oft erst ein, zwei Tage später kommt, prüfst du am besten erst nach dem fünften Werktag.

Mietrückstand: Was tun als Erstes?

Prüfen, ob das Geld wirklich fehlt oder nur falsch zugeordnet ist. Dann den Mieter ansprechen, am besten erst kurz telefonisch und danach schriftlich mit Betrag und Monat.

Muss ich vor einer Kündigung wegen Zahlungsverzugs abmahnen?

Für die fristlose Kündigung nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB nicht: § 543 Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 BGB nimmt diesen Fall von der Abmahnung aus. Eine Kündigung ist trotzdem ein großer Schritt. Lass sie im Zweifel vorher rechtlich prüfen.

Verjährt ein Mietrückstand?

Ja, nach drei Jahren zum Jahresende. Rückstände aus 2023 verjähren mit Ablauf des 31.12.2026, wenn die Verjährung nicht vorher gehemmt wurde oder neu begonnen hat.