Kaution nach dem Auszug abrechnen: Frist, Einbehalt und Eigentümerwechsel

Die Schlüssel sind zurück, das Protokoll ist unterschrieben, und ein paar Tage später fragt der Mieter: „Wann bekomme ich meine Kaution?“ Hier steht, wie viel Zeit du hast, was du behalten darfst, wie eine saubere Abrechnung aussieht und was gilt, wenn das Haus inzwischen verkauft wurde.

Wie lange hast du Zeit, die Kaution abzurechnen?

So lange, wie es im Einzelfall angemessen ist. Eine feste Frist steht nicht im Gesetz. Der Gesetzgeber hat bewusst darauf verzichtet (BGH, VIII ZR 71/05). Oft werden drei bis sechs Monate genannt. Der BGH hält je nach Umständen auch mehr als sechs Monate für möglich.

Innerhalb dieser Frist musst du dem Mieter sagen, ob und welche Ansprüche du aus dem Mietverhältnis noch erhebst. Diese Erklärung ist die Abrechnung der Kaution (BGH, VIII ZR 141/17). Mit ihrem Zugang wird die Rückzahlung fällig.

Was darfst du von der Kaution einbehalten?

Alles, was die Kaution absichert: Ansprüche aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung. In der Praxis sind das vor allem diese vier Posten:

Normale Abnutzung zählt nicht. Veränderungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB). Abgetretene Laufwege im Teppich oder Dübellöcher in üblicher Zahl sind deshalb in der Regel kein Abzugsposten.

Für die Betriebskosten gilt: Steht die Abrechnung für den letzten Zeitraum noch aus und ist eine Nachzahlung zu erwarten, darfst du einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten, bis die Abrechnungsfrist abgelaufen ist (BGH, VIII ZR 71/05). Angemessen heißt: ungefähr in Höhe der erwarteten Nachzahlung, nicht die ganze Kaution aus Vorsicht. Die Abrechnungsfrist selbst endet zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wie sieht eine saubere Kautionsabrechnung aus?

Eine geordnete Aufstellung, die der Mieter nachrechnen kann. Gegenforderungen musst du nach Grund und Höhe nachvollziehbar darlegen (§ 259 BGB, Überblick bei Haufe):

1. Kautionsbetrag wie eingezahlt.
2. Zinsen aus der Kautionsanlage bis zur Auszahlung. Sie stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB).
3. Abzüge einzeln mit Grund und Betrag, Belege als Anlage.
4. Einbehalt für Betriebskosten mit Zeitraum und kurzer Begründung der Höhe.
5. Auszahlungsbetrag mit Konto des Mieters und Datum.

Abrechnen kannst du auch ohne förmliches Schreiben. Erklärst du die Aufrechnung mit einer bestimmten Forderung oder klagst du sie ein, gilt die Kaution ebenfalls als abgerechnet. Dann beschränkt sich dein Zugriff aber auf genau diese Forderungen, wenn du dir weitere nicht ausdrücklich vorbehältst (BGH, VIII ZR 141/17).

Nach der Abrechnung darfst du dich aus der Kaution auch wegen Forderungen befriedigen, die der Mieter bestreitet. Während das Mietverhältnis noch läuft, ist das nicht erlaubt (BGH, VIII ZR 234/13).

Welche Frist läuft für Schäden an der Wohnung?

Sechs Monate ab dem Tag, an dem du die Wohnung zurückbekommst. Dann verjähren deine Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache (§ 548 Abs. 1 BGB). Diese Frist ist kürzer als viele denken und läuft unabhängig davon, ob du die Kaution schon abgerechnet hast.

Deshalb lohnt sich bei Schäden die Reihenfolge: Protokoll und Fotos bei der Übergabe, Kostenvoranschlag in den ersten Wochen, Forderung schriftlich beziffern und in die Kautionsabrechnung übernehmen.

Wer zahlt die Kaution nach einem Verkauf zurück?

Der neue Eigentümer. Wird vermieteter Wohnraum verkauft, tritt der Erwerber in die Rechte und Pflichten aus der Kaution ein. Kann der Mieter die Kaution bei Mietende vom Erwerber nicht bekommen, bleibt der frühere Vermieter zur Rückzahlung verpflichtet (§ 566a BGB).

Für dich heißt das, je nach Seite:

• Du verkaufst: Übergib die Kautionen samt Anlagekonten und einer Liste je Mietvertrag mit Betrag, Datum der Zahlung und aufgelaufenen Zinsen. Lass dir die Übernahme bestätigen. Gehen die Kautionen nicht über, kann der Mieter später auf dich zurückkommen.
• Du kaufst: Verlange diese Liste vor dem Stichtag und gleiche sie mit den Mietverträgen ab. Fehlende Kautionen klärst du vor der Übergabe, nicht beim ersten Auszug.

Wechselt nur die Verwaltung, bleibst du Vermieter, und die Kaution bleibt dir zugeordnet. Was dabei an Unterlagen zu dir kommen muss, steht hier:

Was gilt bei einer Bürgschaft statt Barkaution?

Bei einer Mietbürgschaft gibt es nichts auszuzahlen. Du gibst die Bürgschaftsurkunde zurück, sobald feststeht, dass du keine Ansprüche mehr hast. Hast du noch welche, nimmst du den Bürgen in Höhe deiner Forderung in Anspruch. Die Höchstgrenze von drei Nettokaltmieten gilt auch hier, denn sie betrifft jede Sicherheit, nicht nur Geld (§ 551 Abs. 1 BGB).

Häufige Fragen

Darf der Mieter die letzten Monatsmieten mit der Kaution verrechnen?

Nein. Die Kaution sichert deine Ansprüche, sie ist keine Vorauszahlung auf die Miete. Fällig wird die Rückzahlung erst nach dem Mietende, mit deiner Abrechnung oder wenn die angemessene Frist dafür verstrichen ist.

Muss ich den unstreitigen Teil sofort auszahlen?

Ein gesetzlicher Zeitpunkt für eine Teilzahlung ist nicht geregelt. Zahlst du aus, was ohnehin feststeht, und behältst nur den begründeten Rest ein, nimmt das viel Druck aus dem Gespräch.

Was ist, wenn ich die Kaution nie getrennt angelegt habe?

Dann fehlt die Anlage, die § 551 Abs. 3 BGB verlangt. Der Mieter kann in der Regel verlangen, so gestellt zu werden, als wäre die Kaution angelegt worden. Rechne also mit den Zinsen ab, die eine Anlage zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist gebracht hätte, und lege künftige Kautionen getrennt an.

Wie lange kann der Mieter die Kaution zurückfordern?

Der Anspruch verjährt in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch fällig geworden ist (§ 199 BGB).

Gilt das alles auch für die vermietete Eigentumswohnung?

Ja. Die Kaution ist eine Sache zwischen dir und deinem Mieter. Die Eigentümergemeinschaft hat damit nichts zu tun.

Wie geht das in wohnen?

In wohnen hängt die Kaution am Mietvertrag, als Einmalzahlung oder in Raten. Im Kautionsbereich des Vertrags verrechnest du sie mit offener Miete, Betriebskostennachzahlungen und gebuchten eigenen Forderungen, jeweils mit Beleg. Die Rückzahlung legst du dort mit Betrag, Fälligkeit und Empfänger an, auch nach Vertragsende. Die Zinsen der Kautionsanlage rechnet wohnen nicht aus, die nimmst du aus dem Kontoauszug der Bank.