Nebenkostennachzahlung früh erkennen: So halten wir die Liquidität stabil

Eine Nebenkostennachzahlung von ein paar hundert Euro kommt für viele Mieter überraschend. Für uns als Vermieter ist sie auch kein gutes Zeichen: Wir haben die Kosten dann monatelang vorgestreckt. Bei raumFrei verwalten wir unseren eigenen Bestand, und wir wollen von so einer Nachzahlung nicht erst mit der Abrechnung erfahren.

Warum Nebenkosten gerade die Liquidität drücken

Die Nebenkosten sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Laut Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds lagen sie im Abrechnungsjahr 2024 im Schnitt bei 2,67 Euro pro Quadratmeter und Monat, mehr als 6 Prozent über dem Vorjahr. Auf Heizung und Warmwasser entfielen davon 1,32 Euro.

Auch die Energiepreise bleiben hoch. Der Verbraucherpreisindex für Haushaltsenergie stand laut Statistischem Bundesamt im September 2026 bei 147,4 Punkten (2020 = 100). Leichtes Heizöl war 74,9 Prozent teurer als ein Jahr zuvor, Strom, Erdgas und Fernwärme dagegen etwas günstiger. Wie stark ein Haus betroffen ist, hängt also vom Energieträger ab.

Für dich als Vermieter heißt das: Die Versorger, die Stadt und die Dienstleister wollen ihr Geld laufend. Die Vorauszahlungen der Mieter decken das nur, solange sie zur tatsächlichen Kostenentwicklung passen. Läuft die Lücke ein Jahr lang auf, finanzierst du sie vor, und die Nachzahlung kommt erst mit der Abrechnung. Der Bundesgerichtshof nennt das berechtigte Interesse des Vermieters ausdrücklich, die Betriebskosten des Mieters nicht vorfinanzieren zu müssen (BGH, VIII ZR 294/10).

Wie wir die Nebenkosten monatlich tracken

Wir warten nicht auf die Jahresabrechnung. Wir tracken die Nebenkosten sauber auf Monatsbasis: was an Vorauszahlungen hereinkommt und was an umlagefähigen Kosten anfällt. So sehen wir früh, bei welchen Mietern das Nebenkostenkonto stark ins Minus läuft und eine hohe Nachzahlung droht.

Wichtig ist der Blick auf die Entwicklung, nicht auf einen einzelnen Monat. Kosten fallen unregelmäßig an, etwa die Versicherung einmal im Jahr oder die Grundsteuer quartalsweise. Ein einzelner teurer Monat sagt wenig. Läuft das Konto dagegen Monat für Monat weiter ins Minus, kommt am Ende eine Nachzahlung.

Wir sprechen Mieter an, bevor die Abrechnung kommt

Sehen wir, dass bei einem Mieter eine hohe Nachzahlung droht, sprechen wir ihn proaktiv an, per Mail und per Brief. Und zwar bevor die Abrechnung kommt, nicht mit ihr.

Der Gedanke dahinter ist einfach: Eine Nachzahlung, von der man vorher weiß, ist leichter zu stemmen als eine, die plötzlich im Briefkasten liegt. Der Mieter kann sich darauf einstellen, und wir haben keine böse Überraschung auf beiden Seiten.

Wann du die Vorauszahlungen anpassen darfst

Die Vorauszahlungen einseitig erhöhen darfst du nicht jederzeit. Nach § 560 Abs. 4 BGB kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen erst nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen.

Was angemessen ist, hat der BGH konkretisiert: Grundlage ist die letzte Abrechnung. Konkret zu erwartende Kostensteigerungen, etwa bei den Energiepreisen, dürfen einfließen, ein pauschaler Sicherheitszuschlag von 10 Prozent dagegen nicht (BGH, VIII ZR 294/10; zusammengefasst bei Haufe).

Das monatliche Tracking ersetzt die Abrechnung also nicht. Es sorgt dafür, dass die Abrechnung keine Überraschung mehr ist. Und die Abrechnung selbst hat ihre eigene Frist, mehr dazu in Nebenkostenabrechnung 2025: Bis Silvester muss sie beim Mieter sein.

So hilft dir wohnen dabei

In wohnen gibt es im Dashboard den Baustein „Nebenkosten“. Er zeigt je Objekt die Vorauszahlungen gegen die umlagefähigen Kosten, kumuliert ab Januar, und eine Prognose bis zum 31. Dezember. Dazu siehst du die umlagefähigen Kosten je Kostenart im Vergleich zum Vorjahreszeitraum. So erkennst du, in welchem Haus und bei welcher Kostenart es eng wird, lange bevor du die Abrechnung erstellst.

Häufige Fragen

Wie erkenne ich eine hohe Nebenkostennachzahlung früh?

Indem du Vorauszahlungen und umlagefähige Kosten nicht nur einmal im Jahr, sondern monatlich vergleichst. Läuft die Differenz über mehrere Monate ins Minus, zeichnet sich eine Nachzahlung ab.

Darf ich die Nebenkostenvorauszahlung erhöhen, bevor ich abrechne?

Einseitig nicht. § 560 Abs. 4 BGB erlaubt die Anpassung erst nach einer Abrechnung, in Textform und nur auf eine angemessene Höhe.

Warum belastet eine Nachzahlung auch den Vermieter?

Weil du die Kosten laufend an Versorger und Dienstleister zahlst. Decken die Vorauszahlungen das nicht, finanzierst du die Lücke bis zur Abrechnung vor.