Wohnung neu vermieten: Unser Ablauf von der Kündigung bis zum Einzug

Am Anfang haben wir die Vermietung einfach irgendwie gemacht. Eine Kündigung kam, und erst mal war unklar, wer im Team zuständig ist. Die Abnahme kam zu spät, das Inserat haben wir komplett von Hand gebaut, und die Abstimmung lief über endlose Nachrichten. Die Folge war immer dieselbe: Alles hat sich nach hinten gezogen.

Heute haben wir dafür einen festen Ablauf, von der Kündigung bis zum Einzug. Den will ich hier zeigen, und dazu, was wohnen uns an den Stellen abnimmt, an denen es vorher gehakt hat.

Was ist vorher bei der Vermietung schiefgelaufen?

Vor allem vier Dinge, und die haben sich gegenseitig verstärkt.

Keins davon ist dramatisch, wenn es einmal passiert. Im Bestand passiert es aber ständig. Genau deshalb haben wir den Ablauf festgezogen.

Wie läuft die Neuvermietung bei uns heute?

In acht Schritten, wobei das Inserat nicht erst nach der Sanierung startet, sondern schon etwa zwei Wochen vor dem Vertragsende, parallel zu Auszug und Renovierung.

Die Vorabnahme ist für uns der wichtigste frühe Termin. Erst wenn Zustand und Umfang klar sind, kann die Sanierung greifen und das Inserat ehrlich aussehen. Eine eigene Vorabnahme-Funktion gibt es in wohnen nicht. Was uns hilft: Wir halten das Auszugsdatum im Mietvertrag fest, und unter Vermietung siehst du die Wohnungen, die in 30, 90 oder 180 Tagen frei werden, auch solange sie noch vermietet sind. Ein Inserat kannst du dann schon anlegen. In der Liste steht das Freidatum („Ab …“), solange es in der Zukunft liegt.

Für Auszug und Einzug nutzen wir das Wohnungsübergabeprotokoll. Beim Auszug kannst du ein früheres Protokoll derselben Wohnung als Vorzustand übernehmen, Zähler und Schlüssel vergleichen und Fotos dazulegen. Nach einem abgeschlossenen Einzug oder Auszug lässt sich der Stromversorger aus dem Protokoll informieren.

Braucht der ausziehende Mieter eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, erstellen wir sie im Dokumentencenter aus dem Vertrag. Beim Einzug gehören Vertrag und Kaution sowie die Wohnungsgeberbestätigung fest dazu.

Wie kommen Inserat und Besichtigung ohne Makler hin?

Größtenteils automatisch, jedenfalls viel weniger von Hand als früher. In wohnen legst du unter Vermietung ein Inserat an. Der Assistent übernimmt Stammdaten und Miete von der Einheit, Bilder aus den Stammdaten kannst du übernehmen. Du prüfst Text und Angaben und veröffentlichst auf zwei Wegen: auf deiner eigenen Website, dort führt das Inserat zur Mieterselbstauskunft, und über OhneMakler. Je nach Paket erscheinen die Inserate dort auch auf weiteren Immobilienportalen.

Bei uns liegen die Inserate über OhneMakler typischerweise im niedrigen zweistelligen Bereich. Für ein einzelnes Portalpaket haben wir teils mehrere hundert Euro gesehen. Deshalb inserieren wir den Großteil ohne Makler über diesen Weg.

Die Besichtigungstermine legen wir im selben Inserat als Zeitfenster an, mit Dauer und Plätzen. Interessenten bekommen automatisch einen Buchungslink, oft schon als Antwort auf eine OhneMakler-Anfrage, und buchen selbst. Bestätigung, Erinnerung und eine Nachfassnachricht gehen mit, Absagen siehst du in der Anfragenliste. Das ersetzt die endlosen einzelnen Terminabsprachen.

Was haben wir daraus gelernt?

Drei Dinge, die wir so beibehalten:

1. Früh klären schlägt später improvisieren. Die Vorabnahme direkt nach der Kündigung spart uns die späte Überraschung am Auszugstag.
2. Das Inserat darf nicht hinter der Sanierung herlaufen. Zwei Wochen vor dem Ende, mit Fotos, die den Zustand ehrlich zeigen.
3. Termine sollte niemand einzeln hinterherschreiben. Wer selbst buchen, absagen und eine Erinnerung bekommen kann, entlastet das ganze Team.

Sanierung und Bauabnahme bleiben Handwerk und Organisation. Dafür hat wohnen kein eigenes Modul, und das behaupte ich auch nicht. Der Gewinn liegt davor und danach: dass der Fall sichtbar ist, das Inserat rechtzeitig steht und die Übergaben dokumentiert sind.

So hilft dir wohnen dabei

Unter Vermietung siehst du offene Fälle und Leerstand, legst Inserate an und veröffentlichst sie auf der Website und über OhneMakler. Anfragen und Mieterselbstauskünfte laufen in derselben Übersicht. Besichtigungstermine buchst du als Zeitfenster, Interessenten buchen selbst. Übergabeprotokolle hängen am Mietvertrag, als Einzug, Auszug oder Zwischenübergabe. Vertrag, Kaution und die üblichen Bescheinigungen erstellst du aus denselben Stammdaten.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die Wohnung inserieren, wenn der Mieter noch wohnt?

Bei uns etwa zwei Wochen vor dem Vertragsende, sobald aus der Vorabnahme klar ist, in welchem Zustand wir sie zeigen. In wohnen kannst du das Inserat anlegen, während die Wohnung noch vermietet ist.

Brauche ich für die Neuvermietung einen Makler?

Nicht zwingend. Wir inserieren den Großteil ohne Makler, über OhneMakler und über die eigene Website. Ein Makler kann in einzelnen Lagen trotzdem sinnvoll sein, das entscheidest du je Wohnung.

Was gehört zur Vorabnahme, und was zur Übergabe?

Die Vorabnahme klärt früh den Zustand und die Arbeiten. Die Übergabe am Auszugstag hält den tatsächlichen Rückgabezustand fest, mit Protokoll, Zählern, Schlüsseln und Fotos. Beides zu vermischen, hat uns früher Zeit gekostet.

Kann ich Besichtigungstermine automatisch vergeben?

In wohnen ja, als Zeitfenster mit öffentlicher Buchung. Interessenten buchen selbst, bekommen Bestätigung und Erinnerung, und Absagen erscheinen in der Anfragenliste.